Para la mejora de
procesos en el sector de la administración de fincas, es importante una definición
del problema o del área de mejora. Para hacer
este análisis existen una serie de
métodos estandarizados, pero antes de trabajar con ellos, recomiendo tener en
cuenta los siguientes aspectos:
1. No es necesario ser
original e inventar un nuevo método.
2. Hemos de centrarnos
en lo relevante. La regla de Pareto, es real. La intervención en el 20% de los
problemas, resolverá el 80% de las cuestiones
3. Hemos de buscar la
claridad, mejor que un diagnostico detallado, se debe realizar una formulación
sencilla y clara.
4. El tiempo es un
factor importante. Al igual que en el punto anterior, cuanto mas
detallado, mas tiempo necesitaremos para conseguir la información.
5. Consideración a las
personas. Las personas deben participar en el proyecto de una manera activa, y
ya desde la fase de diagnostico.
De los métodos de
diagnostico que empleamos los consultores de Taaf S.L., son básicamente dos:
a. Método
socio-técnico de sistemas. Cualquier organización es un sistema compuesto de
subsistemas que están relacionados entre si y con el entorno. Los subsistemas
se agrupan en dos apartados, el social y el técnico, para conseguir los
objetivos de la organización.
b. Método del análisis
del campo de fuerzas. En cualquier organización hay fuerzas que actúan a
favor del cambio y fuerzas que lo hacen en contra. Para conseguir un cambio en
estas organizaciones se debe potenciar las fuerzas facilitadoras del cambio.
Los dos métodos los
podemos reducir en una buena práctica,
y que ponemos en marcha para la recogida
de datos, es la observación directa. Particularmente
soy partidario de observar directamente el funcionamiento del despacho de
administración o agencia inmobiliaria sobre el propio terreno, como trabaja su
organización, que secuencia se lleva a cabo para realizar un determinado
proceso. Tiene la ventaja de la inmediatez y del realismo. A este método le
acompaño, las reuniones en grupo o individuales, para tener
claro el objetivo, ya que me aportan gran cantidad de información y me permite
conocer con detalle el equilibrio de fuerzas de la empresa
Todo ello con el
objetivo de diseñar la estrategia a seguir para facilitar el cambio en la
empresa, ya que la resistencia nos la vamos a encontrar en las personas.
