Quiero insistir en un tema sobre el que ha
he escrito. Si tengo que esquematizar las fases de un proceso de cambio o
mejora, las acabo resumiendo en seis pasos que desde mi punto de vista
son ineludibles, y son las que indico un poco mas abajo. Por encima de
todas ellos, se encuentra un paso previo y que considero fundamental para el
buen fin del proyecto, "la implicación de las personas que
intervienen en el proceso".
Las administraciones de fincas desean
mejorar los procesos que están realizando con el objetivo de estructurar de una
forma optima los trabajos, mejorar la calidad de sus servicios, o
reestructurar las cargas de trabajo para hacerlas mas asumibles por los
miembros de su empresa. Unos objetivos explícitos, pero que solo son viables con
la colaboración y participación de todos los miembros que participan en cada
fase.
1. Un primer análisis
del circuito y del método empleado en la actualidad, con una documentación del mismo
para conocer cada uno de los pasos y procesos que se siguen.
2. Realizar una
propuesta de mejora basada en la experiencia de procesos similares, y en la
optimización de las fases, mecanizando y automatizando todo aquello que sea
posible.
3. Redacción de un
procedimiento completo y exhaustivo de los pasos que se deben seguir y de las
personas que intervendrán.
4. Información y
Formación. Es tan importante la formación del nuevo proceso y del cambio
realizado como la explicación a todos los implicados en el proceso.
5. Puesta en marcha.
Una vez conseguida la implicación del equipo y realizada la formación
procederemos a la puesta en marcha de las mejoras en el proceso.
6. Control del
cumplimiento. Mediante herramientas de análisis, y métodos de observación y
evaluación, es importante el control del cumplimiento, para poder corregir y
ayudar en su puesta en marcha.
Hemos de acostumbrarnos a que la mejora de
los procedimientos y métodos debe ser continua. El responsable de la empresa
como motor de cambio debe entender que sus procesos de trabajo en un sector
como la administración de fincas son
algo vivo y adaptables en todo momento a las circunstancias del propio proceso.
Para concluir, quiero destacar la reacción
que tienen las personas antes estos cambios. He observado y otros compañeros expertos,
me han ratificado que a todos nos gusta adaptarnos a los cambios, pero no nos
gusta que nos cambien.
¿Qué opinas?.
TAAF S.L.
J.Ramón Fernández.
