Comenzamos un grupo de cuatro
capítulos dedicados a la factura electrónica y la digitalización de las
facturas de proveedores, con motivo del
desarrollo del módulo de la aplicación Taaf para administradores de fincas para
este cometido.
En este primer capítulo
vamos a conocer una serie de conceptos y definiciones básicas.
¿Qué es la factura
electrónica?
Podemos definirla como el
equivalente funcional de la factura en papel y consiste en un procedimiento de
la transmisión de las facturas entre el emisor y el receptor por medios
electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos.
No hemos de confundir la
facturación electrónica como el envío por correo electrónico de una factura en
pdf, sin firma digital reconocida.
Tampoco lo son, el intercambio de ficheros o el escaneo de una
factura, sin firma digital reconocida.
Los requisitos para la
factura electrónica, son los mismos que para la factura en papel, es decir,
debe constar: Número de factura, la fecha de expedición, la razón social del
emisor y receptor, los NIF de cada uno, y sus domicilios fiscales, la
descripción de la operaciones realizadas, la base imponible, el tipo
impositivo, la cuota tributaria, etc.
Por su propia naturaleza, las facturas
electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios
electrónicos o digitales.
La definición conceptual
es: “Documento tributario generado por medios informáticos en formato
electrónico que reemplaza al documento físico en papel pero que conserva el
mismo valor legal con unas condiciones de
seguridad no observadas en la factura en papel que aseguran su autenticidad e
integridad”.
¿Cómo se regula la factura
electrónica?
Las facturas electrónicas
(e-facturas) deberán incorporar medios que garanticen la autenticidad e
integridad de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de
noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de
facturación, y se modifica el Reglamento del IVA, así como en la Orden
EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas
disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica.
La normativa interna deberá
ser regulada y unificada a todos los estados miembros de la Unión Europea, tal
y como se indica en la directiva 2010/45/UE, que entra en vigor el 1 de Enero
de 2013. Los requisitos serán los siguientes:
1)
Será necesario consentimiento del destinatario.
2)
Se deberá garantizar la autenticidad del origen.
3)
Se deberá garantizar la integridad del
contenido.
4)
Será necesario garantizar la legibilidad en un
futuro.
¿Qué es la firma digital?
Es un proceso matemático
realizado sobre un fichero o documento electrónico por el que se asegura su
autenticidad y no repudio.
¿Por qué es necesaria la
firma electrónica reconocida?
Para garantizar la
integridad de la factura, lo que permite comprobar que no se ha alterado la
información contenida en el documento.
¿Qué es un certificado
digital?
Es un archivo que contiene
los datos del propietario del certificado, su clave pública de cifrado y la
firma digital de entidad certificadora, con lo que se consigue que una
autoridad competente certifique que la persona que utiliza dicho certificado en
la autenticación de documentos es quien dice ser.
¿Qué es la digitalización
certificada de facturas?
El destinatario del
documento puede convertir las facturas, documentos sustitutivos o cualquier otro documento en
papel que sean originales a formato digital. Para ello, debe utilizar un
software de digitalización que hay sido homologado por la Agencia Tributaria.
Básicamente es un proceso que permite convertir en imagen la factura, mediante
el uso de un escáner.
Gracias a esto, podemos
realizar el proceso explicado en la parte IV de este tema.
Taaf S.L.
J. Ramón Fernández.
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