Una vez que las empresas empiecen a operar con
esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando
eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. A través de Taaf, aplicación para
administradores de fincas, asociaremos todos estos documentos mediante la
gestión documental de Microsoft SharePoint que se encuentra totalmente
integrada con la aplicación y sus módulos.
Nuestro objetivo es que los
costes de implantación de estos sistemas tengan un periodo de retorno de la
inversión reducidos, pues los administradores de fincas se manejan con
volúmenes reducidos de documentos.
Según los expertos, entre
las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:
a)
Ahorro de costes.
Manipulación del papel, archivo, espacio
físico o costes de almacenamiento externo, etc.
b)
Mejora de la eficiencia
Automatización de los procesos.
c)
Integración con las aplicaciones de gestión
internas, de la empresa.
Parte III – Integración con Taaf,
aplicación para administradores de fincas.
d)
Obtención de información en tiempo real
Proceso muy rápido.
e)
Reducción de tiempos de gestión
Automatización de los procesos lo que
redunda en una reducción de los tiempos de dedicación.
f)
Agilidad en la toma de decisiones
Por la inmediatez en la disponibilidad de
la información.
g)
Administración y contabilidad automatizadas.
Procesados a través de la aplicación
informática.
h)
Disminución de costes de los documentos en
papel.
Manipulación, archivo, etc.
i)
Etc…
Los mayores inconvenientes para la adopción de un sistema
de facturación electrónica son:
1)
La dificultad para conseguir que todos los
proveedores remitan sus facturas en formato digital.
2)
La dificultad de procesar las facturas
remitidas, sin acudir a un proceso manual.
3)
No disponer de soluciones informáticas
adecuadas.
4)
El formato del archivo es libre.
La factura electrónica
tiene la misma validez legal que la factura en papel, a efectos tributarios.
Hemos de tener en cuenta
que es necesario el consentimiento expreso del destinatario de la factura, ya
sea verbal o escrito. También hemos de tener en cuenta que también deben estar
de acuerdo en los formatos en los que se va a realizar la facturación
electrónica.
Aunque el formato es libre,
existen una serie de formatos estandarizados:
1)
EDI
EDI son
las siglas de Electronic Data Interchange, intercambio electrónico de datos. El
sistema EDI permite el intercambio (envío y recepción) de documentos comerciales.
Es un estándar de la Organización de las Naciones Unidas
para el Intercambio electrónico de datos en el
ámbito mundial.
2) Facturae
Es un formato de organización de
la información dentro del archivo de la factura electrónica.
Este formato es obligatorio por
parte de las administraciones públicas y es necesario para interrelacionar con
ella.
Recientemente se ha publicado en pruebas
la versión 4.0 de Facturae. Esta nueva
versión surge ante la necesidad de migrar a estándares europeos y sirve, además,
para corregir y mejorar sustancialmente las versiones precursoras de Facturae,
representando una gran evolución con respeto a versiones anteriores.
La
información sobre las diferentes versiones del formato Facturae se encuentra
disponible en la Web: http://www.facturae.es
3) XML
XML es un estándar para el intercambio de
información estructurada entre diferentes plataformas. Se puede usar en bases
de datos, editores de texto, hojas de cálculo, etc.
4) Otros
Taaf S.L.
J. Ramón Fernández
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