La digitalización de
facturas es un proceso que permite mediante un escáner, obtener copias digitales de las facturas con
valor de original. Este proceso permite destruir la factura en papel.
La agencia tributaria
desarrolló en el año 2007 la normativa sobre la digitalización certificada de
facturas recibidas en papel.
Para poder realizar este
proceso se requieren dos requerimientos:
a)
Un software homologado, que conserve las
facturas escaneadas y sus metadatos.
a.
El software de digitalización certificada es
homologado por el departamento de informática de la AEAT. En su página web se
publican todos los que están homologados hasta la fecha.
b.
Este software debe aportar garantías de que se
obtiene una imagen fiel e integra firmada con firma electrónica avanzada.
c.
El software debe posibilitar el acceso completo
a la información y documentación.
b)
La inserción de la firma electrónica reconocida,
y el manejo de sistemas de Timestamping.
a.
Es un sistema que garantiza la integridad y
bloqueo de periodos impositivos. El timestamping implica un proceso de cierre
electrónico de cada periodo de liquidación al que est á sometido el obligado
tributario.
Si se cumplen los
requisitos anteriores, la normativa establece el carácter de original al
documento resultante. Esto resuelve una de las dudas respecto a la exigencia de
conservación del original que impone la normativa y que exige la AEAT.
La digitalización certificada
de facturas debe ser vista como un recurso complementario a los procesos de
Facturación electrónica, ya que este último proceso será más eficaz y económico
que gestionar las facturas recibidas en papel que requiere trabajos de
desensobrado, preparación, digitalización, recogida de datos y destrucción del
original.
Taaf S.L.
J. Ramón Fernández.
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