Taaf - Mejora de Procesos en Administración de Fincas

A raíz de los cursos que hemos realizado a nuestros clientes, sobre la aplicación de procedimientos de trabajo en las empresas de administración de fincas, quise destacar una serie de aspectos para aprender a mejorar procesos y resolver problemas mediante nuevos enfoques, partiendo de una premisa, que entiendo que es básica. "Cuestionarnos las cosas".

Para ello, les proponía, que después de cuestionar qué proceso o procedimiento queremos mejorar sigamos unas fases más o menos predeterminadas , que vienen a ser las siguientes:

1.       Analizar el proceso . Estudiarlo.

2.       Hacer una definición del proceso. La definición exacta de un proceso revelara por si misma la solución. No se puede dar una respuesta correcta si no se hacen preguntas correctas, excepto en el caso de que estemos trabajando con nuevas ideas o  nuevos procesos,

3.       Enfocar el proceso con perspectiva. Antes de abordar un proceso o problema concreto, conviene considerar si el problema proviene de un síntoma mayor.

a.       Plantear el proceso con precisión. Es fundamental poder escribirlo, pues permitirá aclarar ideas. Personalmente recomiendo hacerlo,  a ser posible,  en una o dos frases como máximo.

b.      Concretar los objetivos. Los objetivos han de decirnos el planteamiento del proceso, también aconsejo la redacción  de forma escueta y basados en tres aspectos.

                                       i.            Objetivos suficientemente amplios.

                                     ii.            Objetivos suficientemente estimulantes.

                                    iii.            Objetivos alcanzables.

c.       Conseguir datos

                                       i.            La recopilación y evaluación de los datos deben ser estrictamente objetivos. No hay nada peor para llegar a conclusiones erróneas y falsas, que la obtención de pocos datos, o datos inadecuados o datos equivocados.

d.      Presentar varias soluciones.

                                       i.            Si llegado a este punto no se observan posibles soluciones es probable que los puntos anteriores  estén mal enfocados.

e.      Posibles causas que bloquean y nos pueden llevar a puntos de vista deformados o a conclusiones irrazonables. Hemos de valorar estos aspectos, sobre todo si este labor de mejora de los procesos a  través de análisis del problema, se hace mediante un grupo de trabajo, pues sus miembros pueden bloquear el proceso por temores como:

                                       i.            Resistencia al cambio.

                                     ii.            Sobre-dependencia de los demás.

                                    iii.            Bloqueos culturales.

                                   iv.            Poca motivación.

                                     v.            Exceso de motivación

Siguiendo estas pautas, es mas fácil el análisis y la mejora de los procesos que aplicamos en las empresas de administración de fincas. Generalmente partiendo de este primer estudio y complementado  con  métodos mas estandarizados,  podemos aplicar y documentar las mejoras en los procesos y procedimientos  que se siguen.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

Taaf - Procedimientos en administración de fincas.

Para un administrador de fincas, lo más difícil no es crear una empresa, es mantenerla en el mercado y que perdure  en el tiempo. El profesional debe prepararla para que funcione de una forma autónoma y que toda  su organización se acostumbre y se adapte a los cambios que se avecinan en el día a día.

Taaf es una aplicación informática para administradores de fincas, basada en procedimientos de trabajo, pensada  con el objetivo de reducir los tiempos empleados en cada tarea y mejorar la calidad de los procesos. La importancia de disponer de unos trabajos basados en procedimientos y documentados en sus correspondientes manuales , es que , además de la reducción de tiempos , se consigue  la eliminación de los  tiempos perdidos, y sobre todo, la optimización de los procesos administrativos. Todo ello redundará en una mejor calidad de nuestros servicios,  una mejor atención al cliente, en la mejora de  la interacción entre los distintos departamentos de la empresa, obteniendo una reducción de costes, y mejorando la capacidad de reacción de la empresa frente al mercado creando una estructura organizacional mas ágil.

Hay que reconocer que la implementación de esta forma de trabajar  requiere recursos de  tiempo y dinero,  pero la mayoría de los costos se ven compensados cuando mejora la calidad de los trabajos, los tiempos disminuyen, los procesos se simplifican, la organización tiene una capacidad de reacción mas rápida, la información es mas ágil y accesible al que la debe emplear.

En Taaf llevamos catorce años trabajando en esta línea, aconsejando y orientando a las empresas hacia esta mejora en sus  procedimientos, pero no basta con una herramienta, es indispensable  la implicación del administrador de fincas como director de la empresa,   su participación  es del todo decisiva ya que condiciona el éxito de cualquier acción del proyecto.

Pero la puesta en marcha de los trabajos por procedimientos  no es monopolio de los directivos o de los especialistas, cada cual a su nivel, puede y debe mejorar los procedimientos y la calidad de su trabajo: auto-control, propuestas de mejoras, trabajo en grupo, recopilación de ideas, formación permanente, etc.

Aunque la época no es la más propicia sigo pensando y aconsejando que  todas las empresas de administración de fincas, deberían destinar , al menos, el 1% del valor añadido de la empresa para mejorar los procedimientos de trabajo, a la vez que mejoran los productos y servicios que ofrecen a sus clientes.

Para concluir,  considero  prioritario y fundamental disponer del tiempo necesario para reducir costes de gestión, implementar el trabajo por procedimientos  y asegurarse la calidad total, para las empresas y en especial para nuestro sector se convierte en una prioridad.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

jramonf@taafsl.es