Taaf - Tecnología - Procesos y Personas.

Cuando iniciamos en una empresa de administración de fincas, los trabajos de implantación del trabajo por procedimientos, cada vez más, nos basamos y consideramos los tres elementos sobre los que se sustenta. Tecnología, Procesos y  Personas.

Hoy en día, se puede constatar, observando  los modelos de organización, que se siguen orientando a la gestión por procesos, y no se le está dando la importancia que requiere, el tercer elemento que propongo, Personas. Desde mi punto de vista es el más crítico para conseguir el éxito.

La mayoría de las veces no basta solo con disponer de la mejor herramienta informática, aunque resulte indispensable, pues la herramienta, solo es útil si se hace un buen uso de ella, de ahí la constante formación. Tampoco es suficiente con un trabajo bien estructurado y que lleve asociados unos buenos procesos bien definidos y vinculados a los planteamientos realizados por el fabricante de la aplicación. Todo ello no es suficiente, si no contamos con las personas. 

Ya en artículos anteriores, hacía referencia a la importancia de las personas, y de la cohesión del grupo, del equipo de trabajo, desde mi punto de vista,  es fundamental para conseguir una eficacia en los procesos, pero sobre todo para conseguir un aumento en la productividad, basándose en los procesos y en la optimización de la herramienta informática.

Podemos contar con unos buenos procesos que sean tan ágiles y ligeros como sea posible, que aseguren la trazabilidad y que marquen el resultado a obtener. Podemos contar con la mejor herramienta. Pero no  hemos de olvidar contar con las personas encargadas de su aplicación. Ellas son las que pueden mejorar la mayoría de los procesos, emplear de manera óptima la herramienta  y conducir a la empresa  a la mejora de la productividad y a ser empresas más rentables.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

Taaf - Las seis fases de la mejora en los procesos y procedimientos. Implicación de las personas.

Quiero insistir en un tema sobre el que ha he escrito. Si tengo que esquematizar las fases de un proceso de cambio o mejora, las acabo resumiendo  en seis pasos que desde mi punto de vista son ineludibles, y son las que indico un poco mas abajo.  Por encima de todas ellos, se encuentra un paso previo y que considero fundamental para el buen fin del proyecto, "la implicación de las personas que  intervienen en el proceso".

Las administraciones de fincas desean mejorar los procesos que están realizando con el objetivo de estructurar de una forma optima los trabajos,  mejorar la calidad de sus servicios, o reestructurar las cargas de trabajo para hacerlas mas asumibles por los miembros de su empresa. Unos objetivos explícitos, pero que solo son viables con la colaboración y participación de todos los miembros que participan en cada fase. 

1.       Un primer análisis del circuito y del método empleado en la actualidad, con una documentación del mismo para conocer cada uno de los pasos y procesos que se siguen.

2.       Realizar  una propuesta de mejora basada en la experiencia de procesos similares, y en la optimización de las fases, mecanizando y automatizando todo aquello que sea posible.

3.       Redacción de un procedimiento completo y exhaustivo de los pasos que se deben seguir y de las personas que intervendrán.

4.       Información y Formación. Es tan importante la formación del nuevo proceso y del cambio realizado como la explicación a todos los implicados en el proceso.

5.       Puesta en marcha. Una vez conseguida la implicación del equipo y realizada la formación procederemos a la puesta en marcha de las mejoras en el proceso.

6.       Control del cumplimiento. Mediante herramientas de análisis, y métodos de observación y evaluación, es importante el control del cumplimiento, para poder corregir y ayudar en su puesta en marcha.

Hemos de acostumbrarnos a que la mejora de los procedimientos y métodos debe ser continua. El responsable de la empresa como motor de cambio debe entender que sus procesos de trabajo en un sector como  la administración de fincas son algo vivo y adaptables en todo momento a las circunstancias del propio proceso.

Para concluir, quiero destacar la reacción que tienen las personas antes estos cambios. He observado y otros compañeros expertos, me han ratificado que a todos nos gusta adaptarnos a los cambios, pero no nos gusta que nos cambien.

¿Qué opinas?.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández.

Taaf - Mejora de Procesos en Administración de Fincas

Para la mejora de procesos en el sector de la administración de fincas, es importante una definición del  problema o del área de mejora. Para hacer este análisis  existen una serie de métodos estandarizados, pero antes de trabajar con ellos, recomiendo tener en cuenta los siguientes aspectos:

1.       No es necesario ser original e inventar un nuevo método.

2.       Hemos de centrarnos en lo relevante. La regla de Pareto, es real. La intervención en el 20% de los problemas, resolverá el 80% de las cuestiones

3.       Hemos de buscar la claridad, mejor que un diagnostico detallado, se debe realizar una formulación sencilla y clara.

4.       El tiempo es un factor importante.  Al igual que en el punto  anterior, cuanto mas detallado,  mas tiempo necesitaremos para conseguir la información.

5.       Consideración a las personas. Las personas deben participar en el proyecto de una manera activa, y ya desde la fase de diagnostico.

De los métodos de diagnostico que empleamos los consultores de Taaf S.L., son básicamente dos:

a.       Método socio-técnico de sistemas. Cualquier organización es un sistema compuesto de subsistemas que están relacionados entre si y con el entorno. Los subsistemas se agrupan en dos apartados, el social y el técnico, para conseguir los objetivos de la organización.

b.      Método del análisis del campo de fuerzas.  En cualquier organización hay fuerzas que actúan a favor del cambio y fuerzas que lo hacen en contra. Para conseguir un cambio en estas organizaciones se debe potenciar las fuerzas facilitadoras del cambio.

Los dos métodos los podemos reducir en una buena  práctica, y  que ponemos en marcha para la recogida de datos, es la observación directa.  Particularmente soy partidario de observar  directamente el funcionamiento del despacho de administración o agencia inmobiliaria sobre el propio terreno, como trabaja su organización, que secuencia se lleva a cabo para realizar un determinado proceso. Tiene la ventaja de la inmediatez y del realismo. A este método le acompaño, las reuniones en grupo o   individuales,  para tener claro el objetivo, ya que me aportan gran cantidad de información y me permite conocer con detalle el equilibrio de fuerzas de la empresa

Todo ello con el objetivo de diseñar la estrategia a seguir para facilitar el cambio en la empresa, ya que la resistencia nos la vamos a encontrar en las personas.

Taaf - Mejora de Procesos en Administración de Fincas

A raíz de los cursos que hemos realizado a nuestros clientes, sobre la aplicación de procedimientos de trabajo en las empresas de administración de fincas, quise destacar una serie de aspectos para aprender a mejorar procesos y resolver problemas mediante nuevos enfoques, partiendo de una premisa, que entiendo que es básica. "Cuestionarnos las cosas".

Para ello, les proponía, que después de cuestionar qué proceso o procedimiento queremos mejorar sigamos unas fases más o menos predeterminadas , que vienen a ser las siguientes:

1.       Analizar el proceso . Estudiarlo.

2.       Hacer una definición del proceso. La definición exacta de un proceso revelara por si misma la solución. No se puede dar una respuesta correcta si no se hacen preguntas correctas, excepto en el caso de que estemos trabajando con nuevas ideas o  nuevos procesos,

3.       Enfocar el proceso con perspectiva. Antes de abordar un proceso o problema concreto, conviene considerar si el problema proviene de un síntoma mayor.

a.       Plantear el proceso con precisión. Es fundamental poder escribirlo, pues permitirá aclarar ideas. Personalmente recomiendo hacerlo,  a ser posible,  en una o dos frases como máximo.

b.      Concretar los objetivos. Los objetivos han de decirnos el planteamiento del proceso, también aconsejo la redacción  de forma escueta y basados en tres aspectos.

                                       i.            Objetivos suficientemente amplios.

                                     ii.            Objetivos suficientemente estimulantes.

                                    iii.            Objetivos alcanzables.

c.       Conseguir datos

                                       i.            La recopilación y evaluación de los datos deben ser estrictamente objetivos. No hay nada peor para llegar a conclusiones erróneas y falsas, que la obtención de pocos datos, o datos inadecuados o datos equivocados.

d.      Presentar varias soluciones.

                                       i.            Si llegado a este punto no se observan posibles soluciones es probable que los puntos anteriores  estén mal enfocados.

e.      Posibles causas que bloquean y nos pueden llevar a puntos de vista deformados o a conclusiones irrazonables. Hemos de valorar estos aspectos, sobre todo si este labor de mejora de los procesos a  través de análisis del problema, se hace mediante un grupo de trabajo, pues sus miembros pueden bloquear el proceso por temores como:

                                       i.            Resistencia al cambio.

                                     ii.            Sobre-dependencia de los demás.

                                    iii.            Bloqueos culturales.

                                   iv.            Poca motivación.

                                     v.            Exceso de motivación

Siguiendo estas pautas, es mas fácil el análisis y la mejora de los procesos que aplicamos en las empresas de administración de fincas. Generalmente partiendo de este primer estudio y complementado  con  métodos mas estandarizados,  podemos aplicar y documentar las mejoras en los procesos y procedimientos  que se siguen.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

Taaf - Procedimientos en administración de fincas.

Para un administrador de fincas, lo más difícil no es crear una empresa, es mantenerla en el mercado y que perdure  en el tiempo. El profesional debe prepararla para que funcione de una forma autónoma y que toda  su organización se acostumbre y se adapte a los cambios que se avecinan en el día a día.

Taaf es una aplicación informática para administradores de fincas, basada en procedimientos de trabajo, pensada  con el objetivo de reducir los tiempos empleados en cada tarea y mejorar la calidad de los procesos. La importancia de disponer de unos trabajos basados en procedimientos y documentados en sus correspondientes manuales , es que , además de la reducción de tiempos , se consigue  la eliminación de los  tiempos perdidos, y sobre todo, la optimización de los procesos administrativos. Todo ello redundará en una mejor calidad de nuestros servicios,  una mejor atención al cliente, en la mejora de  la interacción entre los distintos departamentos de la empresa, obteniendo una reducción de costes, y mejorando la capacidad de reacción de la empresa frente al mercado creando una estructura organizacional mas ágil.

Hay que reconocer que la implementación de esta forma de trabajar  requiere recursos de  tiempo y dinero,  pero la mayoría de los costos se ven compensados cuando mejora la calidad de los trabajos, los tiempos disminuyen, los procesos se simplifican, la organización tiene una capacidad de reacción mas rápida, la información es mas ágil y accesible al que la debe emplear.

En Taaf llevamos catorce años trabajando en esta línea, aconsejando y orientando a las empresas hacia esta mejora en sus  procedimientos, pero no basta con una herramienta, es indispensable  la implicación del administrador de fincas como director de la empresa,   su participación  es del todo decisiva ya que condiciona el éxito de cualquier acción del proyecto.

Pero la puesta en marcha de los trabajos por procedimientos  no es monopolio de los directivos o de los especialistas, cada cual a su nivel, puede y debe mejorar los procedimientos y la calidad de su trabajo: auto-control, propuestas de mejoras, trabajo en grupo, recopilación de ideas, formación permanente, etc.

Aunque la época no es la más propicia sigo pensando y aconsejando que  todas las empresas de administración de fincas, deberían destinar , al menos, el 1% del valor añadido de la empresa para mejorar los procedimientos de trabajo, a la vez que mejoran los productos y servicios que ofrecen a sus clientes.

Para concluir,  considero  prioritario y fundamental disponer del tiempo necesario para reducir costes de gestión, implementar el trabajo por procedimientos  y asegurarse la calidad total, para las empresas y en especial para nuestro sector se convierte en una prioridad.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

jramonf@taafsl.es