Taaf Digitalización de
Facturas de Proveedores es un módulo de la aplicación Taaf para administradores de fincas, que
permite a los usuarios que puedan gestionar
las facturas en formato digital y eliminar el documento recibido en papel.
Históricamente, la
digitalización de facturas recibidas en papel y su archivo vinculado a un
gestor documental aportaba la ventaja de facilitar posteriores consultas e
incluso, remitir una copia de los documentos a terceros en el caso de ser
necesario.
A lo largo de los últimos
años se han producido dos novedades en este ámbito:
1) La evolución de los
sistemas de extracción automática de datos.
2) La normativa sobre
digitalización certificada de facturas para evitar la conservación del original
en papel.
La vinculación que la
aplicación Taaf para administradores de fincas, ha realizado con Tradise
Paperless © nos ha permitido integrar
ambas opciones, ya que se trata de una
aplicación acreditada por la Agencia Tributaria para gestionar la
digitalización certificada de facturas.
Desde el punto de vista de
la recuperación de los datos de facturas, gracias a su tecnología exclusiva de
extracción, permite obtener el rendimiento de los sistemas expertos OCR sin necesidad
de asumir el coste de estas soluciones.
Su utilización permite a
los usuarios obtener una serie de ventajas,
tales como la reducción de los costes de almacenamiento externo y del
proceso de copia. Se eliminan los riesgos de pérdida de documentos, ya que de
manera opcional quedan archivados en la misma base de datos a través de la
gestión documental Microsoft SharePoint ©, o en carpetas del entorno de
Windows, si la empresa no dispone del gestor anterior.
Con este módulo se obtiene
una mayor productividad, ya que se reduce el tiempo invertido en la gestión de
facturas y se logra un mayor tiempo para realizar otras tareas especificas de
la empresa.
El objetivo de este módulo
es digitalizar, de forma certificada opcionalmente las facturas de los
proveedores de comunidades y fincas, extraer los datos y generar un fichero xml
que la aplicación Taaf, procesa en este módulo y archiva.
El módulo permite la
comprobación de la imagen obtenida, y el usuario tiene el control de la situación en todo momento de la
aplicación.
En la gestión diaria de
facturas de proveedores. En las empresas que disponen de la aplicación Taaf, el
origen de los documentos es variado pero podemos establecer tres vías que
originan la generación de documentos:
1)
Norma Q43
2)
Facturación programada.
3)
Registro de Facturas.
Para cada uno de estos
procesos el módulo dispone de un flujo de trabajo diferente y asociado al
proceso correspondiente.
1)
Norma Q43: Las facturas se contabilizarán tras
el proceso de lectura del fichero descargado de la entidad bancaria.
a.
En el momento de procesar las facturas que
dispongan del número de póliza, el sistema verificará la existencia del pago
realizado y asociará, a las facturas que la Norma Q 43 generó, el documento, procediendo
únicamente a su archivo.
2)
Facturación programada: Mediante este
procedimiento la aplicación le permite generar (registrar en la aplicación)
todas las facturas repetitivas de proveedores, de los que disponemos un
conocimiento de los trabajos que realiza, así como el importe correspondiente y
la comunidad o finca correspondiente.
a.
En el momento de procesar las facturas el
sistema permitirá trabajar con dos criterios:
i. Empresas
que continúen generando las facturas programadas.
ii. Empresas
que no deseen generar la facturación programada.
Tal y como se ha indicado,
el módulo está dividido en dos fases, por un lado los procesos que se realizan
en la aplicación Tradise-Paperless y,
por otro, el módulo asociado de la aplicación Taaf.
Le recomendamos que visite
nuestra web (http://www.taaf.es) o contacte
con nuestro departamento comercial comercial@taaf.es
para obtener más información.
Taaf S.L.
J. Ramón Fernández.
