Taaf - Factura Electrónica. Parte VII - Procedimiento.

Para concluir estos capítulos dedicados a los procesos de digitalización y extracción de datos de las facturas de proveedores, vamos a indicar los procedimientos de trabajo que emplearemos.  A  la vez nos servirá de enlace con los nuevos capítulos que vamos a desarrollar  sobre los  procedimientos de trabajo en la administración de fincas. 

El objetivo que perseguimos es optimizar al máximo el proceso de gestión. 

Hoy un esquema de recepción y proceso, sería el siguiente:

Un procedimiento ya asumido en muchos despachos de administración de fincas.

Si añadimos el escaneado de la documentación recibida el procedimiento se amplia en tiempo de dedicación y en recursos.

Para conseguir optimizar este procedimiento hemos de obtener de nuestros los proveedores el envío de las facturas mediante correo electrónico y en formato pdf con capa de texto. Eso permitirá eliminar varios  procesos: 

1. Apertura y clasificación de las facturas. 
2. Escaneado de las facturas para convertirlas a pdf. 
3. Archivo de los documentos. 

El esquema del procedimiento queda según el siguiente gráfico.

Si la factura del proveedor nos llega mediante el proceso indicado, la aplicación Taaf y sus módulos están preparadas para realizar la extracción de la información y la preparación de los ficheros que serán tratados y archivados a través de la gestión documental y asociada al registro de la factura que se ha creado. 

A partir de este proceso, los procedimientos de pago a proveedores no sufren alteración alguna. 

Le recomendamos que visite nuestra web (http://www.taaf.es) o contacte con nuestro departamento comercial comercial@taaf.es para obtener más información.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

jramonf@taafsl.es

Taaf - Factura Electrónica - Parte VI - Requisitos formales.

Quiero insistir una vez más y  apoyarme en el Reglamento aprobado en el Real Decreto 1619/12, de 30 de Noviembre de 2012, sobre los requisitos de las facturas de proveedores, pues trabajando con nuestra aplicación Taaf   para administradores de fincas en su módulo Taaf-FacturaScan, he observado que en un porcentaje significativo las facturas que se reciben no cumplen los requisitos mínimos exigibles. 

En su artículo 6, dice que toda factura y sus copias deben contener los datos y requisitos siguientes: 

1. Número y, en su caso, serie. Dentro de cada serie la numeración tiene que ser correlativa. 
2. La fecha de su expedición. 
3. Nombre y apellidos, o razón social completa, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de la operación. 
   1. Es un error muy típico que algunos proveedores expiden la factura a nombre del administrador. Hemos de tener mucha precaución y no aceptar estos documentos hasta su corrección. 
4. Número de Identificación Fiscal asignado por la Administración Tributaria. 
   1. En nuestro caso, tanto del expedidor como del receptor. 
5. Domicilio, tanto de expedidor como del receptor. 
6. Descripción de los trabajos, consignándose todos los datos necesarios para identificar la base imponible del impuesto. 
7. El tipo o tipos impositivos 
8. La cuota tributaria. 
9. La fecha en la que se hayan efectuado las operaciones. 

Y desde Taaf solicitamos un dato más 

10. Número de referencia o póliza. 

Con este dato podemos identificar y asignar la información  de esta operación con el proveedor e imputarlo a la comunidad o finca de manera automática. 

TAAF S.L. 

J.Ramón Fernández 

jramonf@taafsl.es

Taaf - Factura Electrónica - Parte V - Firma Digital

A raíz de la puesta en marcha del módulo Taaf-FacturaScan he tenido varias consultas relativas a la necesidad de incorporar la firma electrónica en los ficheros de las facturas de proveedores. 

Desde la publicación del Real Decreto 1619/2012, de fecha 30 de  noviembre,  por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, se ha eliminado la obligación de generar la firma  electrónica  en  aquellas  facturas  enviadas  en  formato electrónico. 

(http://www.boe.es/boe/dias/2012/12/01/pdfs/BOE-A-2012-14696.pdf)

Esta es una excelente noticia, pues con ello se reducen los costes que provoca la gestión y tramitación de las facturas de proveedores en papel en los despachos de los administradores de fincas. 

El Reglamento tampoco impone que  la expedición de las facturas quede sujeta al empleo de una tecnología  determinada. 

Pero, ¿qué  entendemos  por  factura electrónica?,   el Reglamento la  define  como aquella  factura  que  cumpliendo  los requisitos establecidos en el propio Reglamento,  haya sido  expedida y recibida en formato electrónico. 

De todos los profesionales del sector es conocida la cantidad de recursos humanos y materiales, y de tiempo necesarios para la recepción, manipulación, introducción de datos en el sistema informático, archivo y conservación de las facturas de los proveedores de  comunidades  y fincas, por ello, se han de potenciar todos aquellos métodos que proporcionan un ahorro en la gestión de facturas. 

La recepción de facturas en formato pdf, con o sin firma  electrónica,  permite  al  administrador  de  fincas archivar estos documentos con plena validez evitando costes de impresión. 

La nueva regulación supone un decidido impulso a la  facturación  electrónica,  persiguiendo el objetivo de reducir las cargas administrativas de las partes que intervienen, garantizando la igualdad  de  trato  entre  las facturas  en papel y las facturas electrónicas, y contribuir a la  seguridad  jurídica  de  los  agentes  económicos,  y  como  instrumento  para  reducir costes y hacer más  competitivas  a  las  empresas. 

Hemos de tener en cuenta que el nuevo Reglamento que ha entrado en vigor el 1 de Enero de 2013, establece que la expedición de la  factura  electrónica  estará  condicionada  a que el destinatario haya  dado  su  consentimiento. Mi experiencia dice que son los administradores  de  fincas (destinatarios en nombre de  sus clientes) los que tienen que hacer las gestiones con los proveedores  para  que  les  remitan  las facturas  por  correo  electrónico  y en pdf.   Pues  somos  todos  conscientes de la  reducción de recursos   y costes que antes comentábamos. Si  además  son  procesados  a  través  de  nuestro  módulo  Taaf-FacturaScan,  el  sistema  será capaz  de hacer la introducción  dentro  de nuestra aplicación Taaf para administradores de  fincas.  

Para obtener más información  sobre los ahorros que supone y ofrecen los cambios normativos en el  ámbito  de  la  facturación  de  proveedores   para  el  sector  de los administradores  de  fincas,  puede consultar a nuestro  departamento comercial  (comercial@taaf.es) o a través de nuestra web (http://www.taaf.es) 

¿A qué espera para probarlo y reducir costes en su empresa?. 

TAAF S.L. 

J.Ramón Fernández 

jramonf@taafsl.es