A raíz de la puesta en marcha del módulo Taaf-FacturaScan he tenido varias consultas relativas a la necesidad de incorporar la firma electrónica en los ficheros de las facturas de proveedores.
Desde la publicación del Real Decreto 1619/2012, de fecha 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, se ha eliminado la obligación de generar la firma electrónica en aquellas facturas enviadas en formato electrónico.
Esta es una excelente noticia, pues con ello se reducen los costes que provoca la gestión y tramitación de las facturas de proveedores en papel en los despachos de los administradores de fincas.
El Reglamento tampoco impone que la expedición de las facturas quede sujeta al empleo de una tecnología determinada.
Pero, ¿qué entendemos por factura electrónica?, el Reglamento la define como aquella factura que cumpliendo los requisitos establecidos en el propio Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico.
De todos los profesionales del sector es conocida la cantidad de recursos humanos y materiales, y de tiempo necesarios para la recepción, manipulación, introducción de datos en el sistema informático, archivo y conservación de las facturas de los proveedores de comunidades y fincas, por ello, se han de potenciar todos aquellos métodos que proporcionan un ahorro en la gestión de facturas.
La recepción de facturas en formato pdf, con o sin firma electrónica, permite al administrador de fincas archivar estos documentos con plena validez evitando costes de impresión.
La nueva regulación supone un decidido impulso a la facturación electrónica, persiguiendo el objetivo de reducir las cargas administrativas de las partes que intervienen, garantizando la igualdad de trato entre las facturas en papel y las facturas electrónicas, y contribuir a la seguridad jurídica de los agentes económicos, y como instrumento para reducir costes y hacer más competitivas a las empresas.
Hemos de tener en cuenta que el nuevo Reglamento que ha entrado en vigor el 1 de Enero de 2013, establece que la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que el destinatario haya dado su consentimiento. Mi experiencia dice que son los administradores de fincas (destinatarios en nombre de sus clientes) los que tienen que hacer las gestiones con los proveedores para que les remitan las facturas por correo electrónico y en pdf. Pues somos todos conscientes de la reducción de recursos y costes que antes comentábamos. Si además son procesados a través de nuestro módulo Taaf-FacturaScan, el sistema será capaz de hacer la introducción dentro de nuestra aplicación Taaf para administradores de fincas.
Para obtener más información sobre los ahorros que supone y ofrecen los cambios normativos en el ámbito de la facturación de proveedores para el sector de los administradores de fincas, puede consultar a nuestro departamento comercial (comercial@taaf.es) o a través de nuestra web (http://www.taaf.es)
¿A qué espera para probarlo y reducir costes en su empresa?.
TAAF S.L.
J.Ramón Fernández
jramonf@taafsl.es
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