Para concluir estos capítulos dedicados a los procesos de digitalización y extracción de datos de las facturas de proveedores, vamos a indicar los procedimientos de trabajo que emplearemos. A la vez nos servirá de enlace con los nuevos capítulos que vamos a desarrollar sobre los procedimientos de trabajo en la administración de fincas.
El objetivo que perseguimos es optimizar al máximo el proceso de gestión.
Hoy un esquema de recepción y proceso, sería el siguiente:
Un procedimiento ya asumido en muchos despachos de administración de fincas.
Si añadimos el escaneado de la documentación recibida el procedimiento se amplia en tiempo de dedicación y en recursos.
Para conseguir optimizar este procedimiento hemos de obtener de nuestros los proveedores el envío de las facturas mediante correo electrónico y en formato pdf con capa de texto. Eso permitirá eliminar varios procesos:
- Apertura y clasificación de las facturas.
- Escaneado de las facturas para convertirlas a pdf.
- Archivo de los documentos.
El esquema del procedimiento queda según el siguiente gráfico.
Si la factura del proveedor nos llega mediante el proceso indicado, la aplicación Taaf y sus módulos están preparadas para realizar la extracción de la información y la preparación de los ficheros que serán tratados y archivados a través de la gestión documental y asociada al registro de la factura que se ha creado.
A partir de este proceso, los procedimientos de pago a proveedores no sufren alteración alguna.
Le recomendamos que visite nuestra web (http://www.taaf.es) o contacte con nuestro departamento comercial comercial@taaf.es para obtener más información.
TAAF S.L.
J.Ramón Fernández
jramonf@taafsl.es
No hay comentarios:
Publicar un comentario