Taaf - Las seis fases de la mejora en los procesos y procedimientos. Implicación de las personas.

Quiero insistir en un tema sobre el que ha he escrito. Si tengo que esquematizar las fases de un proceso de cambio o mejora, las acabo resumiendo  en seis pasos que desde mi punto de vista son ineludibles, y son las que indico un poco mas abajo.  Por encima de todas ellos, se encuentra un paso previo y que considero fundamental para el buen fin del proyecto, "la implicación de las personas que  intervienen en el proceso".

Las administraciones de fincas desean mejorar los procesos que están realizando con el objetivo de estructurar de una forma optima los trabajos,  mejorar la calidad de sus servicios, o reestructurar las cargas de trabajo para hacerlas mas asumibles por los miembros de su empresa. Unos objetivos explícitos, pero que solo son viables con la colaboración y participación de todos los miembros que participan en cada fase. 

1.       Un primer análisis del circuito y del método empleado en la actualidad, con una documentación del mismo para conocer cada uno de los pasos y procesos que se siguen.

2.       Realizar  una propuesta de mejora basada en la experiencia de procesos similares, y en la optimización de las fases, mecanizando y automatizando todo aquello que sea posible.

3.       Redacción de un procedimiento completo y exhaustivo de los pasos que se deben seguir y de las personas que intervendrán.

4.       Información y Formación. Es tan importante la formación del nuevo proceso y del cambio realizado como la explicación a todos los implicados en el proceso.

5.       Puesta en marcha. Una vez conseguida la implicación del equipo y realizada la formación procederemos a la puesta en marcha de las mejoras en el proceso.

6.       Control del cumplimiento. Mediante herramientas de análisis, y métodos de observación y evaluación, es importante el control del cumplimiento, para poder corregir y ayudar en su puesta en marcha.

Hemos de acostumbrarnos a que la mejora de los procedimientos y métodos debe ser continua. El responsable de la empresa como motor de cambio debe entender que sus procesos de trabajo en un sector como  la administración de fincas son algo vivo y adaptables en todo momento a las circunstancias del propio proceso.

Para concluir, quiero destacar la reacción que tienen las personas antes estos cambios. He observado y otros compañeros expertos, me han ratificado que a todos nos gusta adaptarnos a los cambios, pero no nos gusta que nos cambien.

¿Qué opinas?.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández.

Taaf - Mejora de Procesos en Administración de Fincas

Para la mejora de procesos en el sector de la administración de fincas, es importante una definición del  problema o del área de mejora. Para hacer este análisis  existen una serie de métodos estandarizados, pero antes de trabajar con ellos, recomiendo tener en cuenta los siguientes aspectos:

1.       No es necesario ser original e inventar un nuevo método.

2.       Hemos de centrarnos en lo relevante. La regla de Pareto, es real. La intervención en el 20% de los problemas, resolverá el 80% de las cuestiones

3.       Hemos de buscar la claridad, mejor que un diagnostico detallado, se debe realizar una formulación sencilla y clara.

4.       El tiempo es un factor importante.  Al igual que en el punto  anterior, cuanto mas detallado,  mas tiempo necesitaremos para conseguir la información.

5.       Consideración a las personas. Las personas deben participar en el proyecto de una manera activa, y ya desde la fase de diagnostico.

De los métodos de diagnostico que empleamos los consultores de Taaf S.L., son básicamente dos:

a.       Método socio-técnico de sistemas. Cualquier organización es un sistema compuesto de subsistemas que están relacionados entre si y con el entorno. Los subsistemas se agrupan en dos apartados, el social y el técnico, para conseguir los objetivos de la organización.

b.      Método del análisis del campo de fuerzas.  En cualquier organización hay fuerzas que actúan a favor del cambio y fuerzas que lo hacen en contra. Para conseguir un cambio en estas organizaciones se debe potenciar las fuerzas facilitadoras del cambio.

Los dos métodos los podemos reducir en una buena  práctica, y  que ponemos en marcha para la recogida de datos, es la observación directa.  Particularmente soy partidario de observar  directamente el funcionamiento del despacho de administración o agencia inmobiliaria sobre el propio terreno, como trabaja su organización, que secuencia se lleva a cabo para realizar un determinado proceso. Tiene la ventaja de la inmediatez y del realismo. A este método le acompaño, las reuniones en grupo o   individuales,  para tener claro el objetivo, ya que me aportan gran cantidad de información y me permite conocer con detalle el equilibrio de fuerzas de la empresa

Todo ello con el objetivo de diseñar la estrategia a seguir para facilitar el cambio en la empresa, ya que la resistencia nos la vamos a encontrar en las personas.

Taaf - Modelo 347 - Comunidades de Propietarios

Durante el próximo mes de Febrero, las Comunidades de Propietarios tienen que presentar el modelo 347,  por las adquisiciones en general de bienes o servicios que efectúen, independientemente de las actividades empresariales o profesionales del ejercicio 2014.

 Siempre que superen el importe de los 3.005,06€ en operaciones con cualquier proveedor, por las adquisiciones de bienes que realicen o por las prestaciones de servicios de las que resulten destinatarios.

La norma indica la excepción, en los siguientes gastos de la comunidad, que no tendrán la obligación de declarar:

• Suministro de energía eléctrica.
• Combustibles de cualquier tipo.
• Suministro de agua.
• Seguros que tengan por objeto el aseguramiento de bienes y derechos.

Por esa razón hemos recomendado a nuestros clientes que revisen la información introducida en el ejercicio 2014, principalmente las facturas de proveedores. En este elemento es importante comprobar además del proveedor asignado el concepto de gasto informado.

Es conveniente, como primer paso, revisar la tabla de conceptos de gastos de horizontal e indicar en cada uno de ellos si objeto de declaración de este modelo.

Muchas de las consultas que nos han realizado están son  por este tema, ya que la aplicación por defecto considera que los gastos no serán susceptibles de incluirse.

Nuestra área de atención y clientes les resolverá cualquier duda o consulta que deseen plantearnos.

TAAF S.L.
J. Ramón Fernández

Taaf - Mejora de Procesos en Administración de Fincas

A raíz de los cursos que hemos realizado a nuestros clientes, sobre la aplicación de procedimientos de trabajo en las empresas de administración de fincas, quise destacar una serie de aspectos para aprender a mejorar procesos y resolver problemas mediante nuevos enfoques, partiendo de una premisa, que entiendo que es básica. "Cuestionarnos las cosas".

Para ello, les proponía, que después de cuestionar qué proceso o procedimiento queremos mejorar sigamos unas fases más o menos predeterminadas , que vienen a ser las siguientes:

1.       Analizar el proceso . Estudiarlo.

2.       Hacer una definición del proceso. La definición exacta de un proceso revelara por si misma la solución. No se puede dar una respuesta correcta si no se hacen preguntas correctas, excepto en el caso de que estemos trabajando con nuevas ideas o  nuevos procesos,

3.       Enfocar el proceso con perspectiva. Antes de abordar un proceso o problema concreto, conviene considerar si el problema proviene de un síntoma mayor.

a.       Plantear el proceso con precisión. Es fundamental poder escribirlo, pues permitirá aclarar ideas. Personalmente recomiendo hacerlo,  a ser posible,  en una o dos frases como máximo.

b.      Concretar los objetivos. Los objetivos han de decirnos el planteamiento del proceso, también aconsejo la redacción  de forma escueta y basados en tres aspectos.

                                       i.            Objetivos suficientemente amplios.

                                     ii.            Objetivos suficientemente estimulantes.

                                    iii.            Objetivos alcanzables.

c.       Conseguir datos

                                       i.            La recopilación y evaluación de los datos deben ser estrictamente objetivos. No hay nada peor para llegar a conclusiones erróneas y falsas, que la obtención de pocos datos, o datos inadecuados o datos equivocados.

d.      Presentar varias soluciones.

                                       i.            Si llegado a este punto no se observan posibles soluciones es probable que los puntos anteriores  estén mal enfocados.

e.      Posibles causas que bloquean y nos pueden llevar a puntos de vista deformados o a conclusiones irrazonables. Hemos de valorar estos aspectos, sobre todo si este labor de mejora de los procesos a  través de análisis del problema, se hace mediante un grupo de trabajo, pues sus miembros pueden bloquear el proceso por temores como:

                                       i.            Resistencia al cambio.

                                     ii.            Sobre-dependencia de los demás.

                                    iii.            Bloqueos culturales.

                                   iv.            Poca motivación.

                                     v.            Exceso de motivación

Siguiendo estas pautas, es mas fácil el análisis y la mejora de los procesos que aplicamos en las empresas de administración de fincas. Generalmente partiendo de este primer estudio y complementado  con  métodos mas estandarizados,  podemos aplicar y documentar las mejoras en los procesos y procedimientos  que se siguen.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

Taaf adecuación SEPA

El próximo día 4 de Diciembre realizaremos la presentación de la nueva versión de Taaf, con la adecuación a los cambios de la normativa SEPA.

Basándome en la información que nos ha remitido el portal SEPA (http://www.sepa.eu y http://www.sepaesp.es ) hemos confeccionado el siguiente resumen informativo para nuestros clientes de la aplicación TAAF para Administradores de Fincas.

¿Qué es SEPA?.

Sigla de Single Euro Payments Area, Zona única de pagos en euros.

Esto quiere decir que cualquier empresa podrá hacer pagos estatales e internacionales por medio de transferencias y domiciliaciones bancarias  y tarjetas en las mismas condiciones, con independencia del país en el que se efectúen siempre que pertenezca a la zona SEPA.

La zona SEPA está formada por los 27 países miembros de la Unión Europea más Islandia, Liechtenstein y Noruega.

El Reglamento UE 260/2012 establece una serie de requisitos técnicos aplicables a todas las transferencias y adeudos domiciliados en euros que se inicien y reciban dentro de la zona SEPA, obligando tanto a proveedores de servicios de pago como a usuarios. El reglamento fija las fechas límites para la adopción de los nuevos estándares en sustitución de los actuales.

El Reglamento UE 260/2012 establece como fecha límite el 1 de Febrero de 2014, a partir de esa fecha serán obligatorios los pagos SEPA.

Es decir, que todas las transferencias y domiciliaciones que se efectúen en España y en el resto de la zona SEPA serán únicamente por este procedimiento.

No se podrán continuar haciendo servir los instrumentos de pago estatales.

Una cuenta adaptada a la normativa SEPA dispone de un identificador único de cuenta para la operaciones de pago SEPA es el código IBAN (International Bank Account Number). A su vez el código BIC (Business Identifier Code) identifica la entidad dónde se encuentra la cuenta.

Los instrumentos SEPA requieren obligatoriamente el uso  del IBAN incluso en la operaciones nacionales, sustituyendo al código CCC (Código Cuenta Cliente).

Desde el 8 de Octubre de 2013 todas las operaciones que contengan un CCC erróneo o incompleto se han dejado de procesar.

El propio Reglamento permite a los Estados miembros fijar determinadas excepciones. En el caso español, se establece la fecha límite del 1 de Febrero de 2016 para determinadas situaciones:

              - Los proveedores de servicios de pago podrán ofrecer a sus clientes servicios de conversión gratuitos del CCC a IBAN, para operaciones nacionales.

              - Se podrá utilizar hasta esa fecha los formatos diferentes al XML ISO 20022 en las comunicaciones con los proveedores de servicios de pago.

Transferencias.

Operaciones en euros, transferencias y nóminas, no urgentes, sin límites de importe, con origen y destino en los países de la zona SEPA.

	ACTUALIDAD	SEPA
Identificación	CCC	IBAN/BIC
Información	Hasta 72 caracteres	Hasta 140 caracteres
Formato Remesa	AEB 34	AEB 34.14 o ISO 20022 XML (obligatorio en 2016)
Conciliación Bancaria	AEB 43	Anexo 4, AEB 43

Adeudos directos SEPA.

Operaciones en euros, para cobros directos en la cuenta del deudor y  de acuerdo a los acuerdos previstos entre las partes, con origen y destino en los países de la zona SEPA.

Hay dos esquemas:

BASICO – CORE : El acreedor y el deudor son particulares y/o empresas.

B2B : El acreedor y el deudor han de ser personas jurídicas o autónomos.

	ACTUALIDAD	SEPA
Identificación	CCC	IBAN/BIC
Información	Hasta 640 caracteres	Hasta 140 caracteres
Formato Remesa	AEB 19	AEB 19.14 (Básico) AEB 19.44 (B2B) o ISO 20022 XML (obligatorio en 2016)
Conciliación Bancaria	AEB 43	Anexo 4, AEB 43
Mandato	Custodia de las órdenes de domiciliación actuales	Mandato formato SEPA

Recuerde

1.- Debemos asegurarnos que disponemos de los códigos IBAN y BIC de nuestros clientes, proveedores y empelados, pues es la identificación de las cuentas en sustitución de la CCC.

2.- TAAF S.L. ha adaptado los ficheros a los formatos SEPA – AEB.

3.- Recordar que en los adeudos la información adicional tiene un máximo de 140 caracteres.

4.- Recuerde recoger y custodiar los mandatos SEPA (órdenes de domiciliación de los clientes), sin perjuicio de la obligación de custodiar los órdenes bancarias que existen en la actualidad.

El Mandato.

El mandato u orden de domiciliación es el medio por el que el deudor autoriza y consiente al acreedor a:

              -Iniciar los cobros mediante el cargo en la cuenta indicada por el deudor.

              - Autoriza a la entidad del deudor a cargar en su cuenta los adeudos presentados al cobro por la entidad bancaria del acreedor.

El mandato debe estar suscrito por el deudor antes de iniciar el cobro de los adeudos. El mandato firmado debe quedar almacenado en poder del acreedor mientras esté en vigor, así como durante los plazos que establezca la Ley.

El mandato debe tener una referencia que asigna el acreedor a cada mandato para identificar los adeudos asociado a un mandato concreto.

Permite identificar cada orden de domiciliación o mandato firmado por el deudor y debe ser única para cada mandato. Es un código de 35 posiciones alfanuméricas.

En caso de no existir el mandato se entenderá que la operación no está autorizada.

¿Qué debe consignarse en la secuencia de un adeudo?.

Según el adeudo corresponda a una operación de pago único o recurrente, el cliente deberá indicar, en cada caso, el código que corresponda.

FRST – Primer adeudo de una serie de adeudos recurrentes.

RCUR – Adeudo de una serie de adeudos recurrentes acogidos a un mismo mandato, cuando no se trate del primero ni del último.

FNAL – Último adeudo de una serie de adeudos recurrentes.

OOFF – Adeudo correspondiente a una autorización con un único pago.

El incumplimiento de esta secuencia puede provocar el rechazo de las operaciones.

Para más información, puede contactar con soporte ( soporte@taaf.es ) .

TAAF S.L.

J. Ramón Fernández

jramonf@taafsl.es

Taaf - Procedimientos en administración de fincas.

Para un administrador de fincas, lo más difícil no es crear una empresa, es mantenerla en el mercado y que perdure  en el tiempo. El profesional debe prepararla para que funcione de una forma autónoma y que toda  su organización se acostumbre y se adapte a los cambios que se avecinan en el día a día.

Taaf es una aplicación informática para administradores de fincas, basada en procedimientos de trabajo, pensada  con el objetivo de reducir los tiempos empleados en cada tarea y mejorar la calidad de los procesos. La importancia de disponer de unos trabajos basados en procedimientos y documentados en sus correspondientes manuales , es que , además de la reducción de tiempos , se consigue  la eliminación de los  tiempos perdidos, y sobre todo, la optimización de los procesos administrativos. Todo ello redundará en una mejor calidad de nuestros servicios,  una mejor atención al cliente, en la mejora de  la interacción entre los distintos departamentos de la empresa, obteniendo una reducción de costes, y mejorando la capacidad de reacción de la empresa frente al mercado creando una estructura organizacional mas ágil.

Hay que reconocer que la implementación de esta forma de trabajar  requiere recursos de  tiempo y dinero,  pero la mayoría de los costos se ven compensados cuando mejora la calidad de los trabajos, los tiempos disminuyen, los procesos se simplifican, la organización tiene una capacidad de reacción mas rápida, la información es mas ágil y accesible al que la debe emplear.

En Taaf llevamos catorce años trabajando en esta línea, aconsejando y orientando a las empresas hacia esta mejora en sus  procedimientos, pero no basta con una herramienta, es indispensable  la implicación del administrador de fincas como director de la empresa,   su participación  es del todo decisiva ya que condiciona el éxito de cualquier acción del proyecto.

Pero la puesta en marcha de los trabajos por procedimientos  no es monopolio de los directivos o de los especialistas, cada cual a su nivel, puede y debe mejorar los procedimientos y la calidad de su trabajo: auto-control, propuestas de mejoras, trabajo en grupo, recopilación de ideas, formación permanente, etc.

Aunque la época no es la más propicia sigo pensando y aconsejando que  todas las empresas de administración de fincas, deberían destinar , al menos, el 1% del valor añadido de la empresa para mejorar los procedimientos de trabajo, a la vez que mejoran los productos y servicios que ofrecen a sus clientes.

Para concluir,  considero  prioritario y fundamental disponer del tiempo necesario para reducir costes de gestión, implementar el trabajo por procedimientos  y asegurarse la calidad total, para las empresas y en especial para nuestro sector se convierte en una prioridad.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

jramonf@taafsl.es

Taaf - Factura Electrónica. Parte VII - Procedimiento.

Para concluir estos capítulos dedicados a los procesos de digitalización y extracción de datos de las facturas de proveedores, vamos a indicar los procedimientos de trabajo que emplearemos.  A  la vez nos servirá de enlace con los nuevos capítulos que vamos a desarrollar  sobre los  procedimientos de trabajo en la administración de fincas. 

El objetivo que perseguimos es optimizar al máximo el proceso de gestión. 

Hoy un esquema de recepción y proceso, sería el siguiente:

Un procedimiento ya asumido en muchos despachos de administración de fincas.

Si añadimos el escaneado de la documentación recibida el procedimiento se amplia en tiempo de dedicación y en recursos.

Para conseguir optimizar este procedimiento hemos de obtener de nuestros los proveedores el envío de las facturas mediante correo electrónico y en formato pdf con capa de texto. Eso permitirá eliminar varios  procesos: 

1. Apertura y clasificación de las facturas. 
2. Escaneado de las facturas para convertirlas a pdf. 
3. Archivo de los documentos. 

El esquema del procedimiento queda según el siguiente gráfico.

Si la factura del proveedor nos llega mediante el proceso indicado, la aplicación Taaf y sus módulos están preparadas para realizar la extracción de la información y la preparación de los ficheros que serán tratados y archivados a través de la gestión documental y asociada al registro de la factura que se ha creado. 

A partir de este proceso, los procedimientos de pago a proveedores no sufren alteración alguna. 

Le recomendamos que visite nuestra web (http://www.taaf.es) o contacte con nuestro departamento comercial comercial@taaf.es para obtener más información.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

jramonf@taafsl.es